Welche Belege können Sie nun vernichten?

Nach Ablauf des Jahres 2013 können Sie in der Regel folgen­de Unterlagen vernichten:

Alle bis einschließlich 2003 geführten Bücher, Jahresab­schlüsse einschließlich Bilanzen, Gewinn- und Verlustrech­nung, ggf. Anhang, Inventare einschließlich der lnventurunter­lagen, wenn vor dem 1.1.2004 erstellt (letzte Eintragung vor dem 1.1.2004).

Für Arbeitsanweisungen und sonstige Organisationsunter­lagen gilt die gleiche Aufbewahrungsfrist wie für die zugehöri­gen Unterlagen, soweit zum Verständnis der aufbewahrungs­pflichtigen Unterlagen erforderlich, z.B. für Kontenpläne, ggf. Hauptabschlussübersicht. Bei Speicherung durch EDV ist auch die gesamte Programm- und Systemdokumentation ein­schließlich Änderungen aufzubewahren. Die Aufbewahrungs­pflicht bleibt auch bei Systemwechsel innerhalb der Aufbe­wahrungsfrist bestehen. Die Darstellbarkeit der Daten muss während der Frist gewährleistet sein.

Buchungsbelege, z.B. Rechnungen, soweit sie vor dem 1.1.2004 erstellt oder entstanden sind. Umsatzsteuerlich gilt eine besondere Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren für Rechnungen und Doppel abgesandter Rechnungen, bei Ver­stößen gegen die umsatzsteuerliche Aufbewahrungspflicht droht ein Bußgeld bis 5.000 €.

Lohnkonto-Belege, die nicht Teil der Buchführung sind, für Lohnzahlungen vor dem 1.1.2008.

Alle bis einschließlich 2007 angefallenen anderen Geschäftspapiere, wie vor dem 1.1.2008 erhaltene Geschäftsbriefe und Kopien der abgegangenen, sonstige vor dem 1.1.2008 entstandene Unterlagen.

Wichtig: Wenn die gewöhnlich 4-jährige Festsetzungsfrist für Steuern des betreffenden Jahres noch nicht abgelaufen ist, besteht die Aufbewahrungspflicht fort. Der Ablauf der Frist beginnt in der Regel mit Ende des Jahres, in dem die Steu­ererklärung abgegeben wurde. Noch anhängige Klagen, Ein­sprüche oder eine noch laufende Betriebsprüfung können den Fristablauf verzögern.