Welche Belege können Sie nun vernichten?

Nach Ablauf des Jahres 2012 können Sie in der Regel folgen­de Unterlagen vernichten:

Alle bis einschließlich 2002 geführten Bücher, Jahresab­schlüsse einschließlich Bilanzen, Gewinn- und Verlust­rechnung, ggf. Anhang, Inventare einschließlich der ln­venturunterlagen, durch Datenverarbeitung abgegebene Zollanmeldungen, wenn vor dem 1.1.2003 erstellt.

Für Arbeitsanweisungen und sonstige Organisationsunter­lagen gilt die gleiche Aufbewahrungsfrist wie für die zugehöri­gen Unterlagen, soweit zum Verständnis der aufbewahrungs­pflichtigen Unterlagen erforderlich, z.B. für Kontenpläne, ggf. Hauptabschlussübersicht Bei Speicherung durch EDV ist auch die gesamte Programm- und Systemdokumentation ein­schließlich Änderungen aufzubewahren. Die Aufbewahrungs­pflicht bleibt auch bei Systemwechsel innerhalb der Aufbe­wahrungsfrist bestehen. Die Darstellbarkeit der Daten muss während der Frist gewährleistet sein.

Buchungsbelege, z.B. Rechnungen,  soweit sie vor dem 1.1.2003 erstellt oder entstanden sind. Umsatzsteuerlich gilt eine besondere Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren für Rechnungen und Doppel abgesandter Rechnungen, bei Verstößen gegen die umsatzsteuerliche Aufbewahrungspflicht droht ein Bußgeld bis 5.000 €.

Lohnkonto-Belege, die nicht Teil der Buchführung sind, für Lohnzahlungen vor dem 1.1.2007.

Alle bis einschließlich 2006 angefallenen anderen Geschäfts­papiere, wie vor dem 1.1.2007 erhaltene Geschäftsbriefe und Kopien der abgegangenen, sonstige vor dem 1.1.2007 ent­standene Unterlagen.

Nach dem Entwurf des Jahressteuergesetzes 2013 sollen die Aufbewahrungsfristen verkürzt werden. Es bleibt abzuwarten, ob es nach einem Vermittlungsverfahren dabei bleibt.

Wichtig:  Wenn die gewöhnlich 4-jährige Festsetzungsfrist für Steuern des betreffenden Jahres noch nicht abgelaufen ist, besteht die Aufbewahrungspflicht fort. Der Ablauf der Frist beginnt in der Regel mit Ende des Jahres, in dem die Steu­ererklärung abgegeben wurde. Noch anhängige Klagen, Ein­sprüche oder eine noch laufende Betriebsprüfung können den Fristablauf verzögern.