Personalakten
1. Was ist eine Personalakte?
Personalakten sind alle Urkunden und Vorgänge, die persönliche und dienstliche Verhältnisse eines Arbeitnehmers betreffen und in einem inneren Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis stehen. Durch sie soll ein möglichst vollständiges, wahrheitsgemäßes und sorgfältiges Bild über die betroffenen Verhältnisse geboten werden. Nicht von Belang ist die Führung der Personalakte in Form von Haupt- und Nebenakten, in elektronischer Form oder an verschiedenen Stellen im Betrieb.
Den Arbeitgeber trifft darüber hinaus keine Pflicht zum Führen von Personalakten.
Führt der Arbeitgeber eine Personalakte, hat er regelmäßig ein legitimes Anliegen daran, dass die Akte vollständig ist. Ziel ist es, einen möglichst lückenlosen Aufschluss über die dienstliche Laufbahn des Arbeitnehmers zu gewähren. Der Arbeitgeber kann deshalb grundsätzlich frei darüber verfügen, welche Unterlagen in die Personalakte aufgenommen werden sollen und welche nicht.
Zu berücksichtigen ist allerdings, dass der Arbeitnehmer einen Anspruch darauf hat, dass die Personalakte ein zutreffendes Bild von seiner Person vermittelt. Aus diesem Grund kann er verlangen, dass unrichtige Angaben aus der Akte entfernt werden.
2. Steht dem Arbeitnehmer ein Einsichtsrecht zu?
Ja. Der Arbeitnehmer hat grundsätzlich ein Recht auf Einsichtnahme in seine Personalakte aus § 83 Abs. 1 S. 1 BetrVG. Für Beschäftigte im öffentlichen Dienst folgt es aus § 3 Abs. 5 TVöD. Das Einsichtnahmerecht besteht vom Beginn bis zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses. Das Bundesarbeitsgericht hat darüber hinaus entschieden, dass ein Recht zur Einsichtnahme auch nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses gemäß § 241 Abs. 2 BGB iVm Art. 2 Abs. 1 iVm Art. 1 Abs. 1 GG bestehen kann.
Die Ausübung des Einsichtnahmerechts kann jederzeit erfolgen. Ein besonderer Anlass muss nicht vorliegen. Eine Kürzung des Arbeitsentgelts bei zulässiger Einsicht während der Dienstzeit darf nicht erfolgen.
Vom Recht der Einsichtnahme umfasst ist einerseits der gesamte Inhalt der Personalakte, andererseits auch das Anfertigen von Abschriften und Kopien.
3. Welche datenschutzrechtlichen Besonderheiten bestehen?
Einschränkungen für die Führung von Personalakten können sich aus § 26 Abs. 1 S. 2 BDSG ergeben, sofern diese in einem Unternehmen in elektronischer Form geführt werden. Auch in Papierform geführte Akten können jedoch personenbezogene Daten iSd Art. 4 Nr. 1 DS-GVO enthalten, die in einem Dateisystem nach Art. 4 Nr. 6 DS-GVO geführt werden. Erfolgt die Datenverarbeitung iSd Art. 4 Nr. 2 DS-GVO muss diese den Anforderungen der DS-GVO und des § 26 BDSG entsprechen.
Aus diesem Grund dürfen nach § 26 Abs. 3 BDSG nur die für das Arbeitsverhältnis erforderlichen Daten aufgenommen werden. Erfasst sind somit unter anderem die sog. Stammdaten, also Name, Adresse, Geschlecht, Familienstand usw. Zu den erforderlichen Daten können weiterhin diejenigen gehören, die für die Personalplanung von Bedeutung sein können. Darüber hinaus kann der Arbeitgeber Daten in die Personalakte aufnehmen, die er zur Erfüllung steuerrechtlicher, sozialversicherungsrechtlicher sowie arbeitsrechtlicher Gesetze benötigt.
Daten, die in keinem Zusammenhang zu dem Arbeitsverhältnis stehen und somit ausschließlich der Privatsphäre des Arbeitnehmers zuzurechnen sind, können grundsätzlich nicht verarbeitet werden.
Zu beachten ist weiterhin, dass die Personalakten nach § 26 Abs. 3 S. 3 BDSG iVm § 22 Abs. 2 BDSG nicht allgemein zugänglich sein dürfen. Vielmehr ist eine sorgfältige Verwahrung geboten. Darüber hinaus muss der Arbeitgeber dafür sorgen, dass der Kreis der mit der Akte befassten Beschäftigten möglichst klein ist.
4. Welche Besonderheiten gelten hinsichtlich sensibler Daten?
Sensible Daten sind nach Art. 9 Abs. 1 DS-GVO solche Daten, aus denen die rassische und ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen oder die Gewerkschaftszugehörigkeit hervorgehen, sowie genetische Daten, biometrische Daten zur eindeutigen Identifizierung einer natürlichen Person, Gesundheitsdaten oder Daten zum Sexualleben oder der sexuellen Orientierung einer Person.
Daten iSd Art. 9 Abs. 1 DS-GVO dürfen nach Abs. 2 lit. b der Regelung iVm § 26 Abs. 3 BDSG nur verarbeitet werden, wenn dies zur Ausübung von Rechten oder zur Erfüllung arbeitsrechtlicher Pflichten sowie Pflichten der sozialen Sicherheit und des Sozialschutzes erforderlich ist. Ein sensibles Datum, was von einem Arbeitgeber in einer Personalakte verarbeitet werden darf, kann beispielsweise die Schwerbehinderteneigenschaft eines Arbeitnehmers sein.
Zu beachten ist, dass der Arbeitgeber bei der Verwahrung sensibler Daten besondere Vorkehrungen treffen muss, um eine zufällige Kenntnisnahme durch Unbefugte auszuschließen.
5. Dürfen Daten aus Personalakten weitergegeben werden?
Eine Weitergabe der Daten an Dritte durch den Arbeitgeber ist nur unter den Voraussetzungen des § 26 Abs. 1 BDSG möglich. Danach dürfen personenbezogene Daten von Beschäftigten für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses verarbeitet werden, wenn dies für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses oder nach Begründung des Beschäftigungsverhältnisses für dessen Durchführung oder Beendigung oder zur Ausübung oder Erfüllung der sich aus einem Gesetz oder einem Tarifvertrag, einer Betriebs- oder Dienstvereinbarung ergebenden Rechte und Pflichten der Interessenvertretung der Beschäftigten erforderlich ist. Begrifflich stellt die Weitergabe von Daten eine „Verarbeitung“ im Sinne der Vorschrift dar.
Zu beachten ist, dass auch miteinander verbundene Unternehmen eines Konzerns oder einer Unternehmensgruppe datenschutzrechtlich als „Dritte“ behandelt werden. Insofern gilt kein Konzernprivileg.