Betriebsrat – Kosten

1.    Wer trägt die personellen Kosten?

Die Mitglieder des Betriebsrats sind auch während ihrer Betriebsratstätigkeit als Arbeitnehmer beschäftigt und stehen zum Arbeitgeber in einem Arbeitsverhältnis. Daher hat der Arbeitgeber die Vergütung aufgrund der bestehenden Arbeitsverträge zu zahlen. Kann ein Arbeitnehmer seine arbeitsvertraglich geschuldete Leistung aufgrund der Wahrnehmung einer erforderlichen Betriebsratstätigkeit nicht erbringen, schuldet der Arbeitgeber trotzdem die Arbeitsvergütung (§ 37 Abs. 2 BetrVG).

Nach § 39 Abs. 3 BetrVG darf die Versäumnis von Arbeitszeit, die zum Besuch der Sprechstunden oder durch sonstige Inanspruchnahme des Betriebsrats erforderlich ist, nicht zur Minderung des Arbeitsentgelts des Arbeitnehmers führen. Dies bedeutet, dass einem Arbeitnehmer der die Leistungen des Betriebsrates in Anspruch nimmt, keine Verdienstausfälle entstehen dürfen. Der Arbeitgeber muss die arbeitsvertragliche Vergütung weiterzahlen.

2.    Was ist hinsichtlich Aufwendungen des Betriebsrates zu beachten?

Nach § 40 Abs. 1 BetrVG trägt der Arbeitgeber die durch die Tätigkeit des Betriebsrats entstehenden Kosten. Kosten im Sinne der Vorschrift sind nur diejenigen, die zur sachgerechten und ordnungsgemäßen Durchführung der Betriebsratsaufgaben erforderlich sind. Eine Beschränkung der Kostenerstattungsansprüche durch Tarifvertrag ist nicht erlaubt. Es besteht jedoch die Möglichkeit Pauschalen zu vereinbaren. Zu beachten ist, dass auch bei Pauschalen die darüberhinausgehenden, notwendigen Aufwendungen vom Arbeitgeber zu erstatten sind. Die Kostenerstattungspflicht des Arbeitgebers wird durch den § 2 Abs. 1 BetrVG begrenzt. Hieraus ergibt sich die Pflicht des Betriebsrates, die verursachten Kosten auf das notwendige Maß zu beschränken. Die Arbeitnehmer treffen hingegen keine Pflicht zur Leistung von Beiträgen für die Tätigkeit des Betriebsrates.

Die Kostentragungspflicht des Arbeitgebers kommt jedoch nur zum Tragen, sofern die Kosten auf einen ordnungsgemäßen Betriebsratsbeschluss zurückgehen. Liegt ein solcher nicht vor, muss der Arbeitgeber die Kosten nicht tragen. Es besteht jedoch die Möglichkeit, einen fehlenden oder fehlerhaften Beschluss bis zum Abschluss der Angelegenheit nachzuholen.

Hinsichtlich der Erstattungsansprüche gilt die Verjährung nach § 195 BGB, die drei Jahre beträgt.

2.1      Kosten der Geschäftsführung

Von den Kosten der Geschäftsführung sind insbesondere solche Aufwendungen umfasst, die zur Ausübung der Betriebsratsgeschäfte notwendig sind. Dazu gehören vor allem Reisekosten, die für Fahrten zu Betriebsratssitzungen, zum Betrieb gehörenden Betriebsstätten oder Gerichtsverhandlungen entstehen. Die Höhe selbst muss grundsätzlich nachgewiesen werden. Handelt es sich um eine nicht erforderliche Reise des Betriebsrates, sind die Kosten nicht vom Arbeitgeber zu tragen. Von den Reisekosten umfasst sind die Fahrtkosten von der regelmäßigen Arbeitsstätte zum Ort der Betriebsratssitzung und zurück. Bei international tätigen Unternehmen können auch Reisekosten für Auslandsreisen erstattungsfähig sein. Regelmäßig ist den Betriebsratsmitgliedern die Bildung von Fahrgemeinschaften zumutbar.

Neben den Fahrtkosten sind auch diejenigen Kosten zu erstatten, die bei auswärtiger Unterbringung anfallen, folglich Kosten für angemessene Verpflegung und Unterkunft. Erspart das Betriebsratsmitglied durch die Reise private Aufwendungen, sind diese gegenzurechnen.

Ebenfalls erstattungsfähig können Dolmetscherkosten für Mitteilungen an die Belegschaft sowie Kinderbetreuungskosten sein, wenn sie wegen der Teilnahme des Betriebsratsmitglieds an Betriebsratssitzungen außerhalb der Arbeitszeit anfallen und keine andere Person für die Betreuung zur Verfügung steht.

2.2      Rechtsverfolgungskosten

Ebenfalls erstattungsfähig sind Aufwendungen für eine erforderliche Verfolgung oder Verteidigung der Rechte des Betriebsrates. Hierzu können auch Rechtsanwaltskosten gehören. Nicht erstattungsfähig sind auch hier solche Kosten, die auf einer nicht erforderlichen Rechtsverfolgung oder auf nicht erforderlichen Kosten einer notwendigen Rechtsverfolgung beruhen. Ist eine Rechtsfrage bereits höchstrichterlich entschieden, müssen diesbezüglich entstehende Kosten nicht nach § 40 Abs. 1 BetrVG vom Arbeitgeber getragen werden.

Wird ein Rechtsanwalt hinzugezogen, muss der Betriebsrat vor dessen Beauftragung durch Beschluss entscheiden, da dieser Voraussetzung für die Erstattungspflicht des Arbeitgebers ist.

2.3      Schulungs- und Bildungsveranstaltungen

Ebenfalls nach § 40 Abs. 1 BetrVG vom Arbeitgeber zu tragen sind Kosten, die durch die anlässlich der Teilnahme eines Betriebsratsmitglieds an einer Schulungsveranstaltung nach § 37 Abs. 6 BetrVG entstanden sind. Die Kosten umfassen dabei sowohl die eigentlichen Schulungsgebühren, als auch die notwendigen Reise-, Verpflegungs- und Übernachtungskosten. Eine Begrenzung der Kostenerstattung erfolgt durch das Gebot der vertrauensvollen Zusammenarbeit nach § 2 Abs. 1 BetrVG. Die anfallenden Kosten müssen durch den Betriebsrat auf ein notwendiges Maß beschränkt werden. Auch bezüglich etwaiger Schulungsmaßnahmen ist ein Betriebsratsbeschluss erforderlich, der sich einerseits auf ein konkretes Betriebsratsmitglied, andererseits auf eine konkrete Schulung bezieht.

Der Arbeitgeber kann von dem Anspruch stellenden Betriebsratsmitglied Nachweis über die Höhe der erstattungsfähigen Kosten verlangen. Bis zu dem Nachweis steht dem Arbeitgeber ein Leistungsverweigerungsrecht zu.

Nicht erstattungsfähig sind Kosten für Bildungsveranstaltungen nach § 37 Abs. 7 BetrVG. Sind hingegen auch die Voraussetzungen von Abs. 6 gegeben und liegt ein Beschluss vor, sind auch solche Kosten zu erstatten.

3.    Welche Hilfsmittel sind dem Betriebsrat zu überlassen?

Nach § 40 Abs. 2 BetrVG hat der Arbeitgeber für Sitzungen, die Sprechstunden und die laufende Geschäftsführung in erforderlichem Umfang Räume, sachliche Mittel, Informations- und Kommunikationstechnik sowie Büropersonal zur Verfügung zu stellen.

Die vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellten Räume müssen den Arbeitsschutzvorschriften genügen. Wie viele Räume tatsächlich zur Verfügung gestellt werden müssen, bestimmt sich nach der Größe des Betriebsrates und dessen Geschäftsumfang. Auf jeden Fall müssen die Räumlichkeiten so beschaffen sein, um Betriebsratssitzungen, Besprechungen, Sprechstunden und Büroarbeiten ausführen zu können. Bei kleineren Betrieben, in denen kein eigener abschließbarer Raum überlassen werden kann, muss zumindest ein abschließbarer Schrank zur Verfügung gestellt werden, um eine sichere Unterbringung der Unterlagen zu gewährleisten.

Neben den Räumlichkeiten sind auch die für die Betriebsratstätigkeit notwendigen sachlichen Hilfsmittel bereitzustellen. Welche Hilfsmittel gebraucht werden, obliegt der Entscheidung des Betriebsrates selbst. Er muss bei seiner Entscheidungshilfe aber die betrieblichen Verhältnisse und die sich ihm stellenden Aufgaben berücksichtigen.  Erforderlich ist die Überlassung eines Hilfsmittels, wenn der Betriebsrat ohne dieses Mittel bestimmte Aufgaben nicht bzw. nicht ordnungsgemäß erledigen kann oder andere Aufgaben vernachlässigen müsste.

Hilfsmittel sind beispielsweise die arbeits- und sozialrechtlichen Gesetze sowie jeweils eine arbeitsrechtliche Monografie und ein Kommentar zum BetrVG. Darüber hinaus ist dem Betriebsrat das für die Bewältigung der internen Verwaltungsaufgaben notwendige Büropersonal zur Verfügung zu stellen. Handelt es sich um einen kleineren Betrieb, kann der Betriebsrat darauf verwiesen werden, dass die Arbeiten von einer Kraft des Betriebes mit erledigt werden. Demgegenüber sind Betriebsräten in mittleren und größeren Betrieben eine oder mehrere Schreibkräfte zur Verfügung zu stellen.

Außerdem muss der Arbeitgeber dem Betriebsrat hinreichende Kommunikationsmittel zur Verfügung stellen. Da der Betriebsrat immer einen Anspruch auf eine wechselseitige telefonische Erreichbarkeit hat, müssen deshalb zumindest eigene Telefonanschlüsse oder Handys bereitgestellt werden. Darüber hinaus gehört zur erforderlichen Büroausstattung ein Computer/Notebook sowie ein Internetzugang.