Ersatz von Aufwendungen

1.    Was sind Aufwendungen?

Grundsätzlich ist der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer nach § 670 BGB zum Ersatz von Aufwendungen verpflichtet. Hat ein Arbeitsverhältnis eine Geschäftsbesorgung zum Gegenstand, gilt die Regelung des § 670 BGB über § 675 BGB direkt. In anderen Fällen wird sie entsprechend (analog) angewendet.

Unter Aufwendungen versteht man freiwillige Vermögensopfer, die der Arbeitnehmer nach den Umständen im Rahmen seiner arbeitsvertraglichen Pflichten für erforderlich halten durfte oder die er als Folge einer Arbeitgeberweisung erleidet. Die Erforderlichkeit bestimmt sich anhand eines rein subjektiven Maßstabs aus Sicht des Arbeitnehmers.

Zu berücksichtigen ist, dass es sich bei dem Aufwendungsersatz nicht um Arbeitsentgelt handelt.

2.    Muss der Arbeitgeber Kosten für Arbeitskleidung ersetzen?

2.1      Schutzkleidung

Bei der sog. Schutzkleidung handelt es sich um Kleidung, die der Arbeitnehmer bei bestimmten Tätigkeiten an bestimmten Arbeitsplätzen an Stelle oder über der sonstigen Kleidung zum Schutz gegen Witterungs- und andere gesundheitliche Gefahren oder außergewöhnliche Verschmutzung tragen muss.

Diesbezüglich ist zu beachten, dass persönliche Schutzkleidung, die aufgrund von Unfallverhütungsvorschriften für den Arbeitnehmer bereitzustellen ist, der Arbeitgeber anzuschaffen hat. Dies folgt aus § 618 BGB. Eine Kostenbeteiligung des Arbeitnehmers kann vertraglich nur vereinbart werden, wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer über seine gesetzliche Verpflichtung hinaus Vorteile bei der Benutzung der Schutzausrüstung anbietet und der Arbeitgeber dieses Angebot in Anspruch nimmt.

Für den Fall, dass der Arbeitgeber die Schutzkleidung nicht zur Verfügung stellt, steht dem Arbeitnehmer ein Aufwendungsersatzanspruch nach § 670 BGB zu. Der Arbeitgeber bleibt jedoch Eigentümer.

2.2      Dienstkleidung

Dienstkleidung ist Kleidung, die zur besonderen Kenntlichmachung im dienstlichen Interesse an Stelle anderer Kleidung während der Arbeit getragen wird. Für die Beschaffung und Unterhaltung ist aufgrund des betrieblichen Interesses der Arbeitgeber verantwortlich. Eine Kostenbeteiligung des Arbeitnehmers ist grundsätzlich möglich, hängt jedoch davon ab, ob der Arbeitgeber die Nutzung der Dienstkleidung außerhalb der Arbeitszeiten gestattet und ob der Arbeitnehmer hiervon Gebrauch macht. Darüber hinaus sind Regelungen zur Kostenbeteiligung in Tarifverträgen oder Betriebsvereinbarungen möglich.

2.3      Berufskleidung und Arbeitskleidung im engeren Sinne

Unter Berufsbekleidung versteht man die sich für bestimmte Berufe als zweckmäßig erwiesene oder für sie üblich gewordene Kleidung. Arbeitskleidung im engeren Sinne ist die von dem Arbeitnehmer zur Schonung der Privatkleidung getragene.

Die Kosten für Berufskleidung, Arbeitskleidung im engeren Sinne sowie anderer Schutz- oder Dienstkleidung, muss der Arbeitgeber nur übernehmen, sofern dies besonders vereinbart worden ist.

3.    Muss der Arbeitgeber Kosten für einen häuslichen Arbeitsplatz (Homeoffice) ersetzen?

Grundsätzlich hat der Arbeitnehmer keinen Anspruch auf Einrichtung eines häuslichen Arbeitsplatzes, wenn diesbezüglich keine individual- oder kollektivvertragliche Vereinbarung besteht. Besteht eine solche Vereinbarung, trifft den Arbeitnehmer die Pflicht zur Verfügungstellung tauglicher Räume. Kosten die für die Anschaffung, Nutzung und Instandhaltung der notwendigen Arbeitsmittel entstehen, trägt der Arbeitgeber.

Ein Aufwendungsersatzanspruch nach § 670 BGB besteht, sofern der Arbeitnehmer im Interesse des Arbeitgebers Aufwendungen tätigt, die er ohne das Arbeitsverhältnis nicht tätigen würde. Zusätzlich dürfen die Aufwendungen nicht ganz unerheblich sein und nicht bereits mit der Vergütung abgegolten werden.

Eine Kostenbeteiligung des Arbeitnehmers ist möglich, hängt aber von der privaten Nutzungsmöglichkeit ab.

4.    Muss der Arbeitgeber Umzugskosten ersetzen?

In der Regel ist der Arbeitgeber nicht dazu verpflichtet Umzugskosten des Arbeitnehmers zu tragen, da diese zu den Kosten privater Lebensführung des Arbeitnehmers gehören. Etwas anderes kann sich durch eine einzelvertragliche Vereinbarung ergeben. Auch bei der Begründung von Arbeitsverhältnissen im öffentlichen Dienst bestehen Ausnahmen, sofern an deren Begründung ein dringliches dienstliches Interesse besteht oder der Arbeitnehmer versetzt bzw. abgeordnet worden ist (vgl. § 2 Abs. 1 TVöD). Auch aus Betriebsvereinbarungen, der betrieblichen Übung oder dem Gleichbehandlungsgrundsatz kann sich eine Verpflichtung zur Übernahme der Umzugskosten ergeben.

Nach § 670 BGB sind Umzugskosten erstattungsfähig, wenn der Arbeitgeber mit dem Arbeitnehmer das Bewohnen besonderer Räumlichkeiten vereinbart oder die Verlegung seines Wohnsitzes verlangt hat. Erfolgt eine Versetzung auf Wunsch des Arbeitnehmers, besteht keine Pflicht zum Ersatz der Aufwendungen.

Die Arbeitsvertragsparteien können außerdem eine Rückzahlungsverpflichtung vereinbaren. Danach muss der Arbeitnehmer die gezahlten Beträge für den Fall der Beendigung des Arbeitsverhältnisses zurückgewähren. Fehlt diese Vereinbarung, ist der Arbeitnehmer auch in dem Fall dass er selbst kündigt, nicht zur Rückzahlung verpflichtet. Ist die Rückzahlungsvereinbarung formularmäßig in AGB geregelt, unterliegt sie der Inhaltskontrolle nach den §§ 305 ff. BGB. Die zulässige Bindungsdauer einer solchen Vereinbarung ist auf zwei bis drei Jahre beschränkt. Zu beachten ist weiterhin, dass eine Rückzahlung nur in Betracht kommt, wenn der Grund zur Beendigung von dem Arbeitnehmer zu vertreten ist. Im Fall einer betriebs– oder personenbedingten Kündigung ist das nicht der Fall.