Beglaubigungen und Beurkundungen

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Beglaubigungen und Beurkundungen
1. Beglaubigung einer Unterschrift und Beurkundung – Was ist der Unterschied?
2. Welche Arten von Beglaubigung gibt es?
2.1 Unterschriftsbeglaubigung – Was ist das und wie läuft eine Unterschriftsbeglaubigung durch den Notar ab?
2.2 Abschriftsbeglaubigung (beglaubigte Kopie)
2.3 Öffentliche und amtliche Beglaubigung
3. Wie läuft eine Beurkundung durch den Notar ab?
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1. Beglaubigung einer Unterschrift und Beurkundung – Was ist der Unterschied?

Bei einer Beglaubigung einer Unterschrift (Unterschriftsbeglaubigung) bestätigt der Notar, dass die in seiner Gegenwart vollzogenen Unterschrift des Mandanten echt ist. Der Notar prüft aber nicht den Inhalt des Dokuments. Ähnliches gilt für die Beglaubigung einer Kopie; hier bestätigt der Notar lediglich, dass Kopie wörtlich und inhaltlich mit dem Original (der sog. Urschrift) übereinstimmt. Anders als bei einer Beurkundung wird weder die Unterschriftsbeglaubigung noch die beglaubigte Kopie vom Notar vorgelesen.

Bei einer notariellen Beurkundung setzt der Notar den Willen und die Erklärungen der Beteiligten in eindeutiger und rechtsicherer Weise wieder. Der Notar belehrt auch über die rechtliche Tragweite. Sodann wird die Urkunde in Gegenwart des Notars (meist durch den Notar selbst) und der Beteiligten vollständig vorgelesen, von den Beteiligten genehmigt und von diesen und dem Notar unterschrieben. Die Beurkundung ist somit aufwändiger als die Beglaubigung von Unterschriften. Anders als bei der Beglaubigung, bei der nur die Echtheit der Unterschrift bzw. die Übereinstimmung der Kopie mit dem Original (der sog. Urschrift) bescheinigt wird, bezieht sich die Beurkundung auf den gesamten Inhalt des Schriftstückes.

Sowohl bei der Unterschriftsbeglaubigung als auch bei der Beurkundung weisen sich die Mandanten vorab gegenüber dem Notar durch Vorlage ihrer Personalausweise bzw. Reisepässe aus. Insoweit gleichen sich die Unterschriftsbeglaubigung und Beurkundung.

Wann eine Beglaubigung genügt und wann eine formstrengere und damit formell höherrangige Beurkundung erforderlich ist, bestimmt das Gesetz.

Beurkundungen durch den Notar sind nach dem Gesetz insbesondere (nicht abschließend) in folgenden Fällen erforderlich:

  • Kaufverträge und Schenkungsverträge über Grundstücke, Immobilien (Hauskauf), Wohnungseigentum oder Erbbaurechte
  • Grundschuldbestellungen zur Kaufpreisfinanzierung mit Unterwerfung unter die Zwangsvollstreckung
  • Kaufverträge und Schenkungsverträge über GmbH Geschäftsanteile
  • Gründungen von GmbHs oder Aktiengesellschaften
  • Kapitalerhöhungen oder sonstige Satzungsänderungen bei GmbHs oder Aktiengesellschaften
  • Testamente (sofern diese nicht eigenhändig selbst geschrieben werden)
  • Beantragung von Erbscheinen mit Abgabe einer eidesstattlichen Versicherung vor dem Notar
  • Eheverträge
  • Verschmelzungsverträge, Ausgliederungs-, Aufspaltungs- und Abspaltungsverträge sowie Formwechsel und die jeweils dazugehörigen Beschlüsse nach dem Umwandlungsgesetz
  • Abschluss von Gewinnabführungsverträgen und Beherrschungsverträgen i.S.d. § 291 Abs. 1 AktG

 

Öffentliche Beglaubigungen durch den Notar genügen nach dem Gesetz insbesondere (nicht abschließend) in folgenden Fällen:

  • Handelsregisteranmeldungen
  • Kirchenaustrittserklärungen
  • Löschungsbewilligungen von Grundschulden
  • Erbausschlagung

 

2. Welche Arten von Beglaubigung gibt es?

2.1 Unterschriftsbeglaubigung – Was ist das und wie läuft eine Unterschriftsbeglaubigung durch den Notar ab?

Wie der Name “Unterschriftsbeglaubigung” schon sagt, wird hierbei die Unterschrift des Unterschreibenden durch den Notar öffentlich beglaubigt. Mit der Beglaubigung bestätigt der Notar, dass die Unterschrift in der Gegenwart des Notars von der in der Beglaubigung angegebenen Person zum angegebenen Datum vollzogen wurde (§ 40 Abs. 1 BeurkG). Mit der Unterschriftsbeglaubigung bestätigt der Notar somit die Echtheit der Unterschrift. Die Unterschriftsbeglaubigung läuft wie folgt ab:

  • Der Mandant legt dem Notar einen gültigen Personalausweis oder Reisepass vor. Hat der Mandant sich schon früher bei dem Notar ausgewiesen, kann auf die erneute Vorlage des Personalausweises bzw. Reisepasses verzichtet werden.
  • Dann unterschreibt der Mandant in Gegenwart des Notars auf dem gewünschten Dokument.
  • Danach verbindet der Notar das unterschriebene Dokument mittles Heftung, Schnur und Siegel mit einem weiteren Blatt, auf dem der von dem Notar unterschriebene Beglaubigungsvermerk steht.

Der Beglaubigungsvermerk des Notars könnte beispielsweise wie folgt lauten:

Max Mustermann (Unterschrift)

Die vorstehende, heute vor mir vollzogene Unterschrift des Max Mustermann, geboren am 01.01.2000, wohnhaft Musterstraße 1a in 1111 Musterstadt, beglaubige ich hiermit. Herr Mustermann wies sich gegenüber dem Notar aus durch Vorlage seines gültigen Personalausweises der Bundesrepublik Deutschland. Die Frage des Notars nach einer Vorbefassung im Sinne des § 3 Abs. 1 Nr. 7 BeurkG wurde von dem Unterzeichnenden verneint.

Ort, den 01.01.2000 – Siegel und Unterschrift, Notar

Der Notar prüft dem Inhalt des unterschriebenen Dokuments nur darauf, ob Gründe bestehen, die die der Amtstätigkeit des Notars entgegenstehen, insbesondere, wenn in dem Dokument strafbare Regelungen enthalten sind. Darüber hinaus berät der Notar zu dem Inhalt des Dokuments nicht, es sei denn ihm wird hierzu ein gesonderter Auftrag erteilt, der allerdings eine deutlich höhere Gebühr als die reine Unterschriftsbeglaubigung auslöst.

Die Kosten für eine reine Unterschriftsbeglaubigung ohne, dass der Notar das vom Mandanten unterschriebene Dokument entwirft, können Sie hier berechnen:

https://www.sommerfeld-majka.de/notar/notarkostenrechner/notarkostenrechner-unterschriftsbeglaubigung/

Wenn der Notar auch das zu unterschreibende Dokument entwirft, etwa bei einer Handelsregisteranmeldung, dann berechnen sich die Kosten nach der sog. Entwurfsgebühr, die wiederum vom sog. Geschäftswert des Dokuments abhängt. Die Unterschriftsbeglaubigung selbst ist dann von der sog. Entwurfsgebühr mit abgegolten.

 

2.2 Abschriftsbeglaubigung (beglaubigte Kopie)

Bei einer Abschriftsbeglaubigung, d.h. bei der Erstellung einer beglaubigten Kopie durch den Notar, bestätigt der Notar öffentlich, dass die Kopie inhaltlich und wörtlich mit der Vorlage übereinstimmt. Die Echtheit der Vorlage wird hingegen nicht bescheinigt. Eine beglaubigte Kopie kann nur von Urschriften (Originale) oder Ausfertigungen i.S.d. § 47 BeurkG) erstellt werden, nicht jedoch von Kopien (keine beglaubigte Kopie einer Kopie).

Wichtig ist hierbei, dass der Notar die Kopie selber erstellt, da nur so sichergestellt werden kann, dass die Kopie nicht manipuliert oder verfälscht wurde und daher nur scheinbar auf den ersten Blick aussieht wie die Originalvorlage. Es hilft daher nicht, wenn der Mandant, neben dem Originaldokument, schon eine Kopie mitbringt.

 

2.3 Öffentliche und amtliche Beglaubigung

Die Beglaubigung durch den Notar stellt eine öffentliche Beglaubigung dar und erfüllt damit die Formvorschrift des § 129 BGB. Die öffentliche Beglaubigung ist von einer amtlichen Beglaubigung zu unterscheiden. Amtliche Beglaubigungen können von bestimmten siegelführenden Behörden, wie z.B. dem Oberbürgermeister, erteilt werden; diese erfüllen nicht die Formvorschrift des § 129 BGB. Eine besondere Rolle nehmen in diesem Zusammenhang Sparkassen ein. Anders als Banken sind Sparkassen öffentlich rechtlich organisiert und können die von den Sparkassen selbst erstellten Urkunden öffentlich beglaubigen, was insbesondere bei der öffentlichen Beglaubigung der von den Sparkassen erstellten Löschungsbewilligungen für die Löschung von Grundschulden im Grundbuch zum Tragen kommt.

 

3. Wie läuft eine Beurkundung durch den Notar ab?

Nachfolgend wird ein Beurkundungsverfahren am Beispiel eines gemeinschaftlichen Testaments (nachfolgend “Ehegattentestaments”) erläutert.

  • Schritt 1: Beginn des Beurkundungsverfahrens: Auftrag und Vorbesprechung

Wenn Sie den Notar beauftragen ein Ehegattentestament zu beurkunden, dann findet zunächst eine Vorbesprechung mit beiden Ehegatten (nachfolgend “Ehegatten”, “Testierende” oder “Urkundsbeteiligte” genannt) statt. Das Beurkundungsverfahren beginnt bereits mit Beauftragung des Notars. Die Vorbesprechung kann persönlich oder aber auch online, z.B. per Zoom, stattfinden. Es wird geklärt, was von dem Testierenden gewünscht ist, z.B. wer Erbe werden soll oder wer von den im Testament Bedachten was erhalten soll. Der Notar erläutert anhand des gewollten, die rechtlichen Möglichkeiten und Folgen und setzt die Wünsche der Testierenden rechtlich um.

  • Schritt 2: Erstellung und Übersendung des Entwurfs durch den Notar  

Nachdem geklärt ist, was die Testierenden wünschen, erstellt der Notar auf dieser Basis und der Ihm mitgeteilten Informationen einen Entwurf des Testaments. Den Entwurf übersendet der Notar dann an den Testierenden mit der bitte, diesen zu lesen und sich bei Rückfragen und Änderungswünschen an den Notar zu wenden. Nicht selten schließt sich an die Entwurfsübersendung des Testaments noch ein zweiter Besprechungstermin an, in dem etwaige Unklarheiten erläutert werden. Der Entwurf wird dann gegebenenfalls erneut überarbeitet und an die Testiereden übersandt.

Bitte beachten Sie: Sobald der Entwurf durch den Notar versandt wurde, ganz gleich ob per Post oder E-Mail, wäre ein Abbruch des bereits mit der Beauftragung begonnenen Beurkundungsverfahrens genauso teuer wie bei vollständiger Durchführung der Beurkundung. Wenn Sie sich also entschließen, den Ihnen übersandten Entwurf doch nicht beurkunden zu lassen, ganz gleich aus welchem Grund, sparen Sie hierdurch keine Kosten.

  • Schritt 3: Beurkundung

Wenn keine Fragen mehr zu dem Entwurf bestehen und die Testierenden mit den entworfenen Regelungen einverstanden sind, dann vereinbart das Ehepaar einen Termin mit dem Notar.

In dem Termin weisen sich die Ehegatten gegenüber dem Notar durch Vorlage ihrer Personalausweise oder Reisepässe aus. Der Notar macht Kopien von den Ausweisen und beginnt sodann mit dem Vorlesen der Urkunde. Es muss dabei die gesamte Urkunde – Wort für Wort – vorgelesen werden. In aller Regel ließt der Notar die Urkunde selber vor, es ist aber auch zulässig und ausreichend, wenn ein Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin des Notars vorliest; der Notar und die Urkundsbeteiligten (die Ehegatten) müssen lediglich während des Vorlesens anwesend sein. Die Ehegatten können also nicht während der Beurkundung den Raum verlassen. Vielmehr müsste dann die Beurkundung unterbrochen werden und könnte dann fortgesetzt werden, sobald alle Beteiligten wieder anwesend sind.

Das Vorlesen mag altmodisch vorkommen, erfüllt aber auch heute noch den Zweck, sich den Inhalt der Urkunde vor Unterschrift noch einmal zu vergegenwärtigen und mögliche Unrichtigkeiten im Urkundsentwurf zu berichtigen. Außerdem können dann noch während der Beurkundung Änderungen und Korrekturen, sofern beide Ehegatten einverstanden sind, vorgenommen werden. Dies kommt sogar häufig vor. Natürlich können die Ehegatten während der Beurkundung auch noch Fragen stellen. Die meisten Themen lassen sich kurzfristig im Termin klären. Notfalls wird die Beurkundung unterbrochen und ein Anschlusstermin vereinbart, um alles Weitere zu klären. In der Praxis kommt dies aber ehe selten vor, da idealerweise ein Beurkundungstermin erst dann vereinbart wird, wenn alle Fragen zum Testamentsentwurf beantwortet sind.

Nach dem Vorlesen wird das Testament von den Ehegatten genehmigt und von diesen und dem Notar unterschrieben. Erst dann ist die Urkunde wirksam.

  • Schritt 4: Erstellung von beglaubigten Abschriften und Ausfertigungen

Nach der Beurkundung wird die Urkunde zunächst in das Urkundenverzeichnis (bis zum Sommer 2022 heißt es noch Urkundenrolle) eingetragen und die Urkunde gescannt, elektronisch signiert und in das elektronische Urkundenverzeichnis (eine von der Bundesnotarkammer betriebene und gesicherte Daten-Cloud) hochgeladen.

Danach werden von der Urkunde beglaubigte Abschriften und Ausfertigungen erstellt.

Eine beglaubigte Abschrift ist ein Ausdruck der Urkunde, bei der etwaige handschriftliche Korrekturen aus der Beurkundung, eingearbeitet sind und bei der die Unterschriften der Urkundsbeteiligten und des Notars ersetzt werden mit “gezeichnet [Name]” und das Notarsiegel mit “L.S.” ersetzt wird. Es wird somit eine ausdruckbare Reinschrift von der Urschrift der Urkunde erstellt. Auf dem Ausdruck wird noch ein Vorblatt geheftet, auf das der Beglaubigungsvermerk des Notars steht, der sinngemäß lautet:

BEGLAUBIGTE ABSCHRIFT

Die wörtliche Übereinstimmung der nachstehenden Abschrift mit der Urschrift beglaubige ich.

Ort, Datum      Unterschrift Notar + Siegel

Die geheftete beglaubigte Abschrift wird dann mit Schnur (in Landesfarben NRW) und Siegel des Notars verbunden.

Ausfertigungen sind (anders als beglaubigte Abschriften) quasi weitere Originale (es heißt in § 47 BeurkG: Die Ausfertigungen vertreten die Urschriften im Rechtsverkehr). Die Ausfertigungen unterscheiden sich insbesondere von den beglaubigten Abschriften durch ein anderes Vorblatt, dass vor den Ausdruck der Reinschrift geheftet wird. Dort steht anstatt des Beglaubigungsvermerks ein Ausfertigungsvermerks, der sinngemäß lautet:

AUSFERTIGUNG

Diese Ausfertigung stimmt wörtlich mit der Urschrift überein. Die Ausfertigung wird Herrn/Frau [NAME], geboren am [DATUM], wohnhaft [ADRESSE] erteilt.

Ort, Datum      Unterschrift Notar + Siegel

Die Urschrift der Urkunde verbleibt grundsätzlich dauerhaft beim Notar. Ausgenommen davon sind aber Testamente und Erbverträge, die der Notar  ein einem verschlossenen Umschlag beim örtlichen Amtsgericht (Amtsgericht Münster) in besondere amtliche Verwahrung gibt.

Die Beteiligten erhalten dann per Post die in der Urkunde festgelegten beglaubigten Abschriften und Ausfertigungen zugeschickt.

  • Schritt 5: Vollzug der Urkunde

Bei machen Urkunden, insbesondere bei Grundstückskaufverträgen, sind für die Abwicklung des Kaufvertrags noch umfangreiche Vollzugsmaßnahmen durch den Notar zu treffen. Bei einem Testament beschränkt sich der Vollzug auf die Übersendung der Urschrift des Testaments an das örtliche Amtsgericht und die elektronische Registrierung des Testaments im elektronischen Testamentsregister, dass die Bundesnotarkammer führt.

 

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